Warunkiem zrefundowania kosztów opieki nad dzieckiem w ramach projektu jest poprawne zatrudnienie opiekuna. O ile w przypadku żłobków sprawa jest raczej prosta, o tyle angażowanie niani rodzi wiele pytań i wątpliwości.

Szczegółowe informacje odnośnie zatrudniania niani opracował ZUS na stronie:

https://www.zus.pl/pracujacy/nianie/nianie-krok-po-kroku

oraz w Kompendium. Warto zapoznać się także z informacjami na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Poniżej omówiliśmy kilka kluczowych obszarów.

KTO MOŻE BYĆ NIANIĄ?

Podstawą angażowania opiekunki do dziecka jest Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz. 1324). Zgodnie z zapisami tej ustawy, nianią może być dowolna dorosła osoba fizyczna. Nie ma żadnych wymogów odnośnie wykształcenia, wiedzy, wieku, doświadczenia w pracy z małymi dziećmi, itp. – to rodzice decydują, komu chcą powierzyć opiekę nad swoim dzieckiem. Jedynym wyłączeniem w tym zakresie jest rodzic dziecka, który nie może zostać zatrudniony jako niania własnego dziecka przez drugiego rodzica. Nianią natomiast może być babcia, dziadek, dorosłe rodzeństwo, itd. itp.

Trzeba pamiętać, że w ramach opieki realizowane mają być funkcje: opiekuńcza, wychowawcza oraz edukacyjna (art. 2.2 ustawy), dlatego warto wybrać taką nianię, która je odpowiednio wykona, z pożytkiem dla dziecka.

Niania, tak samo jak każda inna osoba sprawująca opiekę nad dziećmi do lat 3, musi posiadać ważne badania sanitarno-epidemiologiczne („książeczkę sanepidowską”), zgodnie z ustawą z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2013 r. poz. 947). W zakres badania wchodzi: badanie laboratoryjne oraz badanie lekarskie, a także (rzadko) ewentualne dodatkowe badania (np. RTG klatki piersiowej, badanie krwi, itp), o ile zleci je lekarz. Po pomyślnym przejściu badania, lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie o braku przeciwwskazań do wykonywania określonych prac – w tym wypadku sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 3. Od tego momentu można zostać nianią :-).

UMOWA Z NIANIĄ – TZW. UMOWA UAKTYWNIAJĄCA

Po wyborze właściwej kandydatki lub kandydata na nianię i wykonaniu przez nią/niego badań sanepidowskich, należy zawrzeć umowę o opiekę nad dzieckiem, zwaną „umową uaktywniającą”. Jest to rodzaj umowy zlecenia, zawartej w kodeksie cywilnym, dlatego też do umowy uaktywniającej stosuje się – w zakresie nieuregulowanym w ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 – odpowiednio przepisy o zleceniu.

Umowa uaktywniająca musi być zawarta na piśmie, pomiędzy oboma rodzicami (albo rodzicem samotnie wychowującym dziecko) a nianią (Art. 50 ust. 3 Ustawy).

Niezbędnymi elementami umowy są:

1) strony umowy;
2) cel i przedmiot umowy;
3) czas i miejsce sprawowania opieki;
4) liczba dzieci powierzonych opiece;
5) obowiązki niani;
6) wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty;
7) czas, na jaki umowa została zawarta;
8) warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Warto pamiętać, że umowa uaktywniająca nie jest umową o pracę, zatem nie dotyczą jej m.in. przepisy o minimalnym wynagrodzeniu (może być zawarta na dowolną kwotę).

Opracowaliśmy przykładowy wzór umowy, który powinien ułatwić uczestnikom projektu zatrudnianie niań. Nie jest on jednak jedynym dopuszczalnym w projekcie – można go dowolnie modyfikować, a także stosować inne wzory umów, o ile zawierają wszystkie obowiązkowe elementy wskazane powyżej.

OPŁACANIE SKŁADEK PRZEZ ZUS

Największą korzyścią z wprowadzonego do ustawy specyficznego rodzaju umowy zlecenia, związanego z opieką nad dzieckiem do lat 3, czyli umowy uaktywniającej, jest możliwość opłacania składek ZUS przez budżet państwa od kwoty umowy nie przekraczającej połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jeśli rodzice nie spełniają kryteriów (wskazanych niżej) do skorzystania z tej możliwości, umowa na opiekę nad dzieckiem staje się „zwykłą” umową zlecenia, w której od kwoty brutto należało by odliczyć składki ZUS ponoszone przez zleceniobiorcę (nianię), a także doliczyć dodatkowe składki ubezpieczeniowe płacone przez zleceniodawcę (rodziców).

Aby skorzystać z dobrodziejstwa umowy uaktywniającej, należy spełnić łącznie następujące warunki:

1. niania została zgłoszona do ZUS;
2. rodzice (oboje lub rodzic samotnie wychowujący dziecko) są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę (w tym także form równoważnych, jak praca nakładcza, posiadanie statusu funkcjonariusza, żołnierza zawodowego, sędziego, prokuratora, posła, a także statusu osoby duchownej, itp) lub umowy cywilnoprawnej stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych (zwłaszcza umowy zlecenie i pokrewne) lub prowadzą działalność gospodarczą;
3. dziecko nie jest umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym, nie zostało objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna oraz nie jest objęte wychowaniem przedszkolnym łącznie z okresem adaptacyjnym;
4. rodzice nie pełnią funkcji rodziny zastępczej zawodowej;
5. żaden z rodziców dziecka nie pobiera zasiłku macierzyńskiego w związku z przebywaniem na urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim albo z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym (niezależnie od tego z tytułu urodzenia którego dziecka przysługują);
6. żaden z rodziców dziecka nie korzysta z ulgi na podstawie umowy aktywizacyjnej, o której mowa w art. 61c ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w brzmieniu obowiązującym przed dniem 26 października 2007 r., zawartej z osobą bezrobotną w celu wykonywania pracy zarobkowej w gospodarstwie domowym.

Rodzice, którzy nie spełniają powyższych warunków, zatrudniają opiekunkę do dziecka (nianie) na ogólnych zasadach właściwych dla umowy zlecenia (czyli sami opłacają składki ZUS).

ZGŁOSZENIE UMOWY

Po zawarciu umowy uaktywniającej z nianią, w terminie maksymalnie 7 dni od daty określonej w umowie jako początek wykonywania pracy, należy nianię zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Rodzic musi zgłosić do ZUS także siebie, jako płatnika składek, a następnie, w trakcie trwania umowy, co miesiąc przekazywać do ZUS deklarację rozliczeniową. Istnieje możliwość zwolnienia rodzica z obowiązku comiesięcznego składania deklaracji ZUS licząc od drugiego miesiąca. Warunkiem jest:

• złożenie kompletu dokumentów rozliczeniowych za poprzedni miesiąc;
• zgłaszanie do ubezpieczeń wyłącznie niani (czyli nie prowadzenie rozliczeń za inne osoby, np. w ramach własnej działalności gospodarczej)
• zatrudnianie niani na kwotę nie wyższą niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Na podstawie złożonego kompletu dokumentów rozliczeniowych, ZUS będzie tworzył dokumenty rozliczeniowe za kolejne miesiące. Oczywiście, w przypadku zaistnienia zmian, rodzic (płatnik składek) musi złożyć deklaracje ze zmienioną treścią.

Po zakończeniu obowiązywania umowy należy pamiętać o wyrejestrowaniu niani z ubezpieczenia.

Umowa uaktywniająca nie podlega zgłoszeniu do żadnej innej instytucji (np. urzędu skarbowego).

ROZLICZANIE UMOWY

Wypłata wynagrodzenia dla niani odbywa się na podstawie comiesięcznych (najczęściej) rachunków przez nią wystawianych.

Od kwoty zawartej w umowie należy obliczyć obowiązkowe składki ubezpieczenia społecznego (emerytalne, rentowe i wypadkowe) oraz zdrowotnego, które są lub nie są wymagane zależnie od statusu niani (tzw. zbieg tytułów ubezpieczeń, o których szerzej mowa na stronach ZUS).

Przykładowo, zatrudnienie jako niani osoby, która pracuje i osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (w tym osoby przebywającej na urlopie macierzyńskim) nie rodzi obowiązku odprowadzania składek ubezpieczeniowych od umowy uaktywniającej (gdyż są one opłacane z tytułu umowy o pracę). Będą to jednak raczej przypadki sporadyczne.

Natomiast zatrudnienie jako niani:

• emerytów i rencistów;
• uczniów gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych oraz studentów do ukończenia 26 lat;
• osób na urlopie wychowawczym;
• osób niepracujących/bezrobotnych

podlega obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne.

Za nianie nie opłaca się składek na Fundusz Pracy, na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, ani na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna – niania przystępuje do tego ubezpieczenia na własny wniosek i sama ją finansuje (opłaca w jej imieniu rodzic, potrącając składkę z wynagrodzenia). Uwaga: składka ubezpieczenia chorobowego nie jest kwalifikowalna do rozliczenia w Projekcie.

OPODATKOWANIE UMOWY UAKTYWNIAJĄCEJ.

Umowa uaktywniająca zawierana jest zazwyczaj między dwoma podmiotami nieprowadzącymi działalności gospodarczej (między nianią a rodzicami dziecka), w związku z czym przychód z tej umowy zaliczany jest do przychodów z innych źródeł.

Rodzic dziecka nie pełni obowiązków płatnika z tytułu zawartej z nianią umowy, nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od wypłaconego wynagrodzenia ani też nie sporządza i nie przekazuje niani ani organowi podatkowemu deklaracji i informacji podatkowych, np. PIT-11.

Co do zasady przychody z innych źródeł podlegają opodatkowaniu dopiero w zeznaniu rocznym, składanym do końca kwietnia kolejnego roku, na formularzu PIT-36. Niania musi pamiętać, że nie otrzyma od rodziców zlecających opiekę żadnego formularza podatkowego (PIT-11), w związku z tym powinna gromadzić wszelkie dokumenty potwierdzające pozyskiwane przychody z tego źródła (umowę, rachunki, przelewy, itp), aby móc samodzielnie wyliczyć kwotę przychodu i podatku.

Nie trzeba opłacać zaliczek na podatek każdorazowo po wystawieniu rachunku – podatek można opłacić jednorazowo po zakończeniu roku i złożeniu deklaracji rocznej. Niania może jednak podjąć dobrowolną decyzję o regularnym odprowadzaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Trzeba pamiętać, że gdy niania odprowadzi w ciągu roku choć jedną zaliczkę na podatek, nie może zrezygnować z ich wpłacania do końca danego roku kalendarzowego. Zaliczki wpłaca się na rachunek urzędu skarbowego właściwego według jej miejsca zamieszkania w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskała dochód, a za grudzień w terminie złożenia zeznania podatkowego.

Warto stosować tę praktykę i regularnie odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy, aby uniknąć sytuacji konieczności jednorazowej zapłaty dużej kwoty przy rozliczeniu rocznym.

Rodzic nie może odliczyć w zeznaniu rocznym kwot wypłacanych niani. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidziano żadnej ulgi, która pozwalałaby na odliczenie kwot wypłacanych niani w ramach umowy uaktywniającej

PODSUMOWANIE

Należy pamiętać, że powyższe informacje dotyczą głównie podstawowych przypadków angażowania niani i nie wyczerpują wszystkich sytuacji, które mogą wystąpić. Dlatego też w przypadku wątpliwości lub złożonych problemów, należy konsultować się z pracownikami najbliższej placówki ZUS, aby dokonać poprawnych rozliczeń i zgłoszeń.